Werk dat u vaak goed kunt automatiseren, is werk waarbij medewerkers gegevens overtypen, vergelijken of doorsturen tussen systemen. Denk aan orders, orderbevestigingen, facturen, mails, certificaten, stuklijsten, productiepapieren, voorraad, statusberichten, controles en rapportages. Software neemt dan het werk over dat vaste regels volgt, ook afwijkingen met een duidelijke regel. De medewerker houdt alleen wat een oordeel vraagt. Hieronder staan twaalf voorbeelden, elk met de situatie nu, wat automatisering overneemt, wat bij een mens blijft en de gebruikelijke techniek.
Zo leest u deze voorbeelden
Zoek het voorbeeld dat op uw werk lijkt en kijk vooral naar wat bij een mens blijft. Daar zitten de afwijkingen die een oordeel vragen: gevallen die de software niet met een vaste regel kan afhandelen en daarom doorzet naar een medewerker. Volgt een afwijking wel een vaste regel, dan handelt de software haar zelf af. Bij sommige processen blijft er zo weinig over voor een mens. De techniek staat steeds als laatste, want die kiest u pas als het proces duidelijk is. Hoe de technieken verschillen, leest u in de gids bedrijfsprocessen automatiseren.
In de tabel betekent "robot" een software-robot (RPA, robotic process automation): software die de schermen van een programma bedient zoals een medewerker. Het gaat dus niet om een industriële robot. Een ERP-pakket is het bedrijfssysteem voor onder meer klanten, orders, voorraad en facturatie.
| Werk | Software neemt over | Blijft bij een mens | Gebruikelijke techniek |
|---|---|---|---|
| 1. Orderinvoer | Order lezen, controleren en aanmaken | Afwijkende prijzen, onbekende artikelen | Import of koppeling; robot als die er niet is |
| 2. Orderbevestigingen | Bevestiging vergelijken met de inkooporder | Verschillen met de leverancier oplossen | Mail uitlezen plus koppeling of robot |
| 3. Inkoopfacturen | Vastleggen en vergelijken met order en ontvangst | Akkoord zonder order, verschillen | Factuursoftware, e-factuur |
| 4. Gedeelde mailbox | Sorteren, bijlagen opslaan, doorzetten | Klachten, twijfelgevallen | Workflow |
| 5. Documenten en certificaten | Herkennen, uitlezen, opslaan | Slechte scans, afwijkingen | Documentherkenning met controle |
| 6. Stuklijsten naar ERP | Artikelen en stuklijst aanmaken na vrijgave | Maken of kopen, bewerkingen, nieuwe revisies | Standaardkoppeling, import of robot |
| 7. Productiepapieren | Tekeningen en instructies per order bundelen | Planning, revisies die niet vrij zijn | Koppeling of script; robot als die er niet is |
| 8. Offertevoorbereiding | Dossier en concept klaarzetten | Prijs, techniek, de keuze om te offreren | Workflow of robot, soms CPQ |
| 9. Voorraadmutaties | Lijsten en scannerbestanden boeken | Grote of onverklaarde verschillen | Import of koppeling |
| 10. Statusberichten | Bericht bij een vaste gebeurtenis | Slecht nieuws | Workflow of koppeling |
| 11. Controle tussen systemen | Vergelijken en verschillen melden | Bepalen welke waarde klopt | Query, script of robot |
| 12. Rapportages in Excel | Gegevens ophalen en combineren | Conclusies en acties | Power Query, soms een robot |
De laatste kolom noemt een paar soorten oplossingen. Ze sluiten elkaar niet uit, en soms is de beste stap helemaal geen nieuwe software.
| Aanpak | Sterk in | Beperkingen |
|---|---|---|
| Vaste invoer afspreken (formulier, e-factuur, portaal) | Neemt de oorzaak weg; daarna is uitlezen vaak niet meer nodig | Klanten of leveranciers moeten meewerken |
| Importfunctie of standaardfunctie van uw pakket | Geen eigen bouwwerk; de leverancier onderhoudt de functie | Vraagt een vast bestandsformaat; past niet altijd bij uw werkwijze |
| Koppeling (API: een vaste technische ingang voor andere software) | Stabiel en snel, ook bij grote aantallen | Beide systemen moeten een bruikbare koppeling hebben; bouwwerk |
| Workflow (een reeks acties die start bij een gebeurtenis of op een vast tijdstip) | Mail, formulieren, goedkeuringen en meldingen | Werkt via kant-en-klare verbindingen; niet bedoeld voor schermwerk |
| Software-robot (RPA: software die schermen bedient zoals een medewerker) | Systemen zonder koppeling | Gevoelig voor schermwijzigingen; licentie en beheer |
| Documentherkenning, vaak met AI | Pdf's en scans met wisselende opmaak | Het resultaat is een voorstel; een controle blijft nodig, door een mens of tegen een andere betrouwbare bron |
1. Orderinvoer
Nu: klanten sturen orders als pdf, Excel-bestand of mail. Een medewerker binnendienst zoekt de klant op, controleert artikelen en prijzen en typt de regels over in het ERP-pakket.
Na automatisering: software leest de order, zoekt klant en artikelen op, vergelijkt de prijs met de prijsafspraak en controleert of het ordernummer van de klant al eerder binnenkwam. Klopt alles, dan maakt ze de order aan. Anders gaat de order met de reden naar de binnendienst.
Blijft bij een mens: afwijkende prijzen, onbekende artikelen, nieuwe klanten en opmerkingen in vrije tekst.
Gebruikelijke techniek: de importfunctie of API van het ERP, en een software-robot als die er niet is. Pdf's leest u uit met een sjabloon per klant of met AI-documentherkenning. Het volledige proces, met de controles en de keuzes, staat in handmatige orderverwerking automatiseren.
2. Orderbevestigingen van leveranciers
Nu: een inkoper opent elke bevestiging en legt hem regel voor regel naast de inkooporder: artikel, aantal, prijs en leverdatum. Bij drukte blijven bevestigingen liggen, en een latere leverdatum valt pas op als het materiaal niet komt.
Na automatisering: software leest de bevestiging, zoekt de inkooporder op en vergelijkt elke regel met vaste regels, zoals een prijs binnen een afgesproken marge. Klopt alles, dan zet ze de order op bevestigd en slaat ze de pdf op bij de order. Wijkt iets af, dan krijgt de inkoper een taak met de verschillen op een rij.
Blijft bij een mens: het contact met de leverancier en de beslissing wat er met een latere leverdatum gebeurt.
Gebruikelijke techniek: uitlezen met een sjabloon per leverancier, en een koppeling of software-robot voor het ERP. Komen de bevestigingen van veel leveranciers met elk een eigen opmaak, dan is het uitlezen het duurste deel. Vraag dan eerst of leveranciers een vast formaat of een portaal kunnen gebruiken.
3. Inkoopfacturen
Nu: facturen komen als pdf in een factuurmailbox. De administratie legt ze vast, zoekt de inkooporder erbij en vraagt een budgethouder om akkoord. Het meeste werk zit in het zoeken en vergelijken.
Na automatisering: software legt de factuur vast en vergelijkt hem met de inkooporder (artikel en prijs) en de ontvangst (geleverd aantal). Die vergelijking heet de driewegmatch. Komen de drie overeen binnen een afgesproken marge, dan gaat de factuur door. Alleen de verschillen komen bij de administratie.
Blijft bij een mens: het akkoord op facturen zonder inkooporder, het uitzoeken van verschillen en elke wijziging in een rekeningnummer. De KVK adviseert bij twijfel contact op te nemen via de contactgegevens uit uw eigen administratie, niet via die op de factuur. Laat de software dus stoppen als het rekeningnummer afwijkt van uw leveranciersbestand.
Gebruikelijke techniek: factuurverwerking in uw boekhoud- of ERP-pakket, of een apart factuurpakket. Een pdf die u als bijlage mailt, is volgens de KVK geen e-factuur. Een e-factuur bevat gegevens die software direct verwerkt, zonder uitlezen. De Rijksoverheid accepteert nu al alleen e-facturen. Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplichten per 1 juli 2030, als het wetsvoorstel wordt aangenomen.
4. Een gedeelde mailbox
Nu: een adres als info@ of verkoop@ krijgt alles door elkaar: orders, offerteaanvragen met tekeningen, vragen, facturen, klachten. Iemand leest elke mail, verplaatst hem naar de juiste map of collega en slaat de bijlagen op.
Na automatisering: software deelt mails in op afzender, onderwerp en bijlage, zet ze door naar de juiste map of persoon en slaat bijlagen op in het juiste dossier. Herkent de software een mail niet zeker, dan blijft hij in een map voor handmatige beoordeling.
Blijft bij een mens: klachten, gevoelige mails en alles wat de software niet zeker kan indelen.
Gebruikelijke techniek: een workflow, bijvoorbeeld in Power Automate (de workflowdienst van Microsoft). Zo'n flow kan starten zodra er een mail binnenkomt, ook in een gedeelde mailbox. Let op een detail uit de documentatie van Microsoft: de trigger (de gebeurtenis die de flow start) kijkt alleen in de map die u in de flow instelt. Verplaatst een mailregel berichten eerst naar een andere map, dan start de flow niet.
5. Documenten en certificaten opslaan en uitlezen
Nu: pakbonnen, materiaalcertificaten en keuringsrapporten komen binnen per mail of als scan. Iemand geeft elk bestand een naam, zet het in de juiste map en neemt soms een paar velden over, zoals het chargenummer.
Na automatisering: software herkent het soort document, leest de belangrijke velden uit en slaat het op bij de juiste order of het juiste artikel, met een vaste naam. Onder een betrouwbaarheidsdrempel legt ze het document voor aan een medewerker.
Blijft bij een mens: slechte scans, documenten die bij geen order passen en het oordeel over een afwijking, zoals een andere materiaalsoort dan besteld.
Gebruikelijke techniek: documentherkenning, vaak met AI, en met een controle. UiPath noemt een controle door een mens optioneel, maar sterk aanbevolen. Dat geldt vooral als de gegevens 100% juist moeten zijn, of als u ze niet met een andere bron kunt vergelijken. Die controle kan op de werkplek van de medewerker of als taak in Action Center (de plek in UiPath waar een medewerker voorgelegde gevallen beoordeelt).
6. Artikelen en stuklijsten van PDM naar ERP
Nu: engineering geeft een nieuw product of een nieuwe revisie vrij in het PDM-systeem (waar engineering tekeningen en revisies beheert). Daarna typt een werkvoorbereider de nieuwe artikelen en de stuklijst over in het ERP. Een stuklijst is de lijst met onderdelen en aantallen van een product. Bij een grote stuklijst is dat veel werk, en een gemiste regel of een oude revisie valt pas op bij de inkoop of in de productie.
Na automatisering: na de vrijgave haalt software de artikelen en de stuklijstregels uit het PDM of uit een vaste export. Ze controleert of een artikel al bestaat, of de eenheid en de materiaalcode bekend zijn en of de revisie nieuwer is dan die in het ERP. Klopt alles, dan maakt ze de artikelen en de stuklijst aan, eerst als concept. Wat niet klopt, komt met de reden bij de werkvoorbereider.
Blijft bij een mens: wat engineering niet vastlegt maar het ERP wel nodig heeft, zoals de keuze tussen zelf maken en inkopen, de leverancier en de bewerkingen. En de beslissing wat er met lopende orders gebeurt bij een nieuwe revisie.
Gebruikelijke techniek: kijk eerst of uw PDM- of PLM-pakket (een breder systeem voor productgegevens) een standaardkoppeling of een vaste export naar uw ERP heeft. Anders zet een importbestand, een koppeling of een software-robot de stuklijst in het ERP. Twijfelt u aan de stamgegevens, begin dan met de controle uit voorbeeld 11.
7. Productiepapieren voor de werkvoorbereiding
Nu: voor elke productieorder stelt een werkvoorbereider een pakket samen: de werkbon uit het ERP, de tekeningen uit het PDM, de werkinstructies en soms een CNC-programma of een bestand voor de 3D-printer. Hij zoekt elk document op, controleert de revisie en print of bundelt alles. Een tekening met een oude revisie op de werkvloer kan tot afkeur of herstelwerk leiden.
Na automatisering: zodra de productieorder is vrijgegeven, haalt software de documenten op die horen bij de artikelen en revisies in de order. Ze bundelt ze tot één pdf of zet ze in een vaste map per order. Ontbreekt een document, of is een revisie nog niet vrijgegeven, dan maakt ze het pakket niet en meldt ze de reden.
Blijft bij een mens: de planning, de keuze van machine of werkplek en het oordeel over een order met een revisie die nog niet vrij is.
Gebruikelijke techniek: een koppeling of script dat ERP en PDM leest, en een software-robot als een van beide alleen via het scherm werkt. De automatisering schrijft niet in het ERP of het PDM, dus het risico is beperkt. Test wel of ze altijd de vrijgegeven revisie kiest.
8. Offertevoorbereiding
Nu: bij een offerteaanvraag met tekeningen gaat eerst tijd naar voorwerk. Een medewerker zoekt de klant op, zoekt eerdere offertes en orders voor hetzelfde artikel, slaat de tekeningen op en maakt een offertedossier aan.
Na automatisering: software maakt het dossier aan, zet de bijlagen erin en zoekt eerdere prijzen en orders voor hetzelfde artikelnummer. Ze maakt een conceptofferte met de klantgegevens en de standaardvoorwaarden, en waarschuwt als hetzelfde artikel eerder voor een andere prijs is aangeboden.
Blijft bij een mens: de technische beoordeling, de prijs en de vraag of u de opdracht wilt. Automatiseer hier de voorbereiding, niet de afweging.
Gebruikelijke techniek: een workflow of software-robot. Werkt u met een CPQ-pakket (configure, price, quote: software die een product configureert en de prijs berekent), dan zet de software standaardconfiguraties daarin klaar.
9. Voorraadmutaties
Nu: ontvangsten en leveringen boekt het ERP vaak zelf. Tellingen, afkeur en retouren komen binnen op papier, als Excel-lijst of uit een scanner zonder koppeling. Iemand boekt ze met de hand, vaak met vertraging.
Na automatisering: software leest de lijst of het scannerbestand en boekt elke regel, met een reden zoals telling of afkeur. Ze boekt geen mutatie die de voorraad negatief maakt. Een telverschil boven een drempel die u per artikelgroep kiest, legt ze voor. Elk verwerkt bestand gaat naar een archiefmap, zodat niets twee keer wordt geboekt.
Blijft bij een mens: onverklaarde verschillen. Een groot telverschil wijst op een probleem in het proces, en dat lost u niet op met een boeking.
Gebruikelijke techniek: de importfunctie van het ERP. Moet de voorraad gelijk lopen met een webshop of een extern magazijn, dan past een koppeling beter dan een robot die cijfers overneemt.
10. Statusberichten aan klanten
Nu: klanten bellen of mailen om te vragen waar hun order is. Iemand zoekt de status op in het ERP of bij de vervoerder en mailt het antwoord.
Na automatisering: bij een vaste gebeurtenis, zoals order bevestigd, gereed of verzonden, stuurt de software een bericht met de gegevens die erbij horen. Of ze zet de status in een klantportaal. Ze stuurt alleen een bericht als de status echt veranderd is, en controleert of het mailadres bij de juiste klant hoort. Een bericht met order- en contactgegevens aan de verkeerde ontvanger kan een datalek zijn.
Blijft bij een mens: slecht nieuws. Een week vertraging voor een belangrijke klant meldt u zelf, met uitleg en een oplossing.
Gebruikelijke techniek: een workflow of koppeling die reageert op een statuswijziging in het ERP. Kijk eerst of uw ERP zelf berichten kan versturen.
11. Controle tussen systemen
Nu: dezelfde gegevens staan in meer dan één systeem. Een artikel staat in het PDM-systeem en in het ERP. Na een tijd lopen ze uit elkaar, en dat merkt niemand tot er iets misgaat in de productie of de facturatie.
Na automatisering: software vergelijkt de systemen elke nacht met vaste regels en mailt een lijst met verschillen aan de eigenaar van de gegevens. Bijvoorbeeld: elk vrijgegeven artikel in het PDM staat ook in het ERP, met dezelfde revisie. De software corrigeert niets.
Blijft bij een mens: de beslissing welk systeem gelijk heeft. Spreek per gegeven één leidend systeem af. Die afspraak is vaak meer waard dan de controle zelf.
Gebruikelijke techniek: een query of script op exports of databases, en een software-robot als een systeem alleen via het scherm te lezen is. Omdat de controle alleen leest, is het risico klein. Dat maakt dit een goed eerste project.
12. Rapportages in Excel
Nu: elke maandag exporteert iemand gegevens uit het ERP, de urenregistratie en de planning. Hij plakt ze in een werkmap, ververst de draaitabellen en mailt het resultaat. Het gaat mis als een export een kolom meer of minder heeft.
Na automatisering: de werkmap haalt de gegevens zelf op en combineert ze. Een controle vooraf kijkt of het aantal regels ongeveer klopt en of er kolommen ontbreken. Een rapport dat stil verkeerde cijfers toont, is erger dan een rapport dat niet verschijnt.
Blijft bij een mens: de conclusies en de acties.
Gebruikelijke techniek: Power Query in Excel. Het kan alle bestanden in een map samenvoegen tot één tabel, zolang ze hetzelfde bestandstype en dezelfde opbouw hebben, met dezelfde kolommen. Kan Excel rechtstreeks uit het ERP lezen, dan vervalt de export. Een software-robot is alleen nodig voor exports uit systemen zonder koppeling. Meer routes staan in Excel koppelen aan ERP.
Met welk voorbeeld begint u?
Kies niet het grootste proces, maar het proces met de beste verhouding tussen opbrengst en risico. Stel intern vier vragen:
- Hoe vaak komt het voor, en hoe lang duurt het? Tel het twee weken. Schattingen uit het hoofd zitten er vaak naast.
- Leest de automatisering alleen, of schrijft ze in een systeem? Een controle of rapportage (voorbeelden 11 en 12) kan weinig kapotmaken. Schrijven in het ERP of de boekhouding vraagt meer controles.
- Hoe vast is de invoer? Een systeemexport of vast Excel-format is sneller en goedkoper te automatiseren dan vrije mails of scans.
- Is er één eigenaar? Een proces binnen één afdeling komt sneller van de grond dan een proces waar drie afdelingen over beslissen.
Hoe u de vrijgemaakte tijd tegenover de kosten zet, staat in wanneer automatisering rendabel is. Een startplan voor de maakindustrie vindt u in procesautomatisering in een productiebedrijf.
Een eenvoudige rapportage of mailflow bouwt u vaak zelf. Hulp van buiten is zinvol als de automatisering in uw ERP of boekhouding schrijft. Dat geldt ook als er een software-robot nodig is, of als niemand in huis het beheer kan doen.
Wat deze voorbeelden niet laten zien
Elk voorbeeld beschrijft de gewone situatie. Uw proces heeft eigen afwijkingen, en die bepalen het meeste werk. Drie dingen vallen in een korte beschrijving weg:
- De kwaliteit van uw gegevens. Kloppen de artikelnummers, stuklijsten, prijsafspraken en klantgegevens in uw systemen niet, dan loopt elke automatisering daartegenaan. Reken op opschoonwerk vooraf.
- Het beheer. Systemen krijgen updates en klanten veranderen hun formulieren. Een automatisering heeft een eigenaar en onderhoud nodig zolang ze draait.
- De oorzaak. Soms levert een vast orderformulier of een e-factuur meer op dan software die rommelige invoer leert lezen.
Wordt een systeem binnenkort vervangen, of kan niemand de regels uitleggen, wacht dan. De signalen daarvoor staan in wanneer u een proces beter niet automatiseert.